Liebe Maira,
ich kann dir nur die Vorgehensweisen benennen/empfehlen, die ich nutze.
Vorkasse:
ganz klar!
Rücktritt nur bei Benennen eines Ersatzteilnehmers, Geld zurück erst dann, wenn der Ersatzteilnehmer gezahlt hat.
Konto:
Wenn du ein Tagesgeldkonto hast oder online eröffnen kannst, dann nutze dieses, wenn nicht, kannst du das auch über dein Girokonto abwickeln, bei 8 Teilnehmern ist das ja überschaubar!
Wenn du nichts dran verdienst, brauchst du das steuerlich nicht geltend zu machen. Das muss man so sehen, dass du nur das Inkasso für die Dozentin machst, Quittungen für die Teilnehmer muss SIE (!) ausstellen, wenn jemand eine haben möchte, dann hast du damit nichts zu tun. Wenn du das Geld übergibst (überweisen ist immer besser!), dann lass dir das bestätigen, dass du es übergeben hast. Hierbei würde ich es auch noch einmal vermerken, dass du nur das Geld für die Dozentin eingesammelt hast.
Werbung:
alle Kanäle, die dir zur Verfügung stehen. Das sind bei mir natürlich mehr, weil meine Auftritte und die Datenbasis durch die Teilnehmer meiner bisherigen Veranstaltungen größer ist. Bei mir wäre das zwar nicht mehr das Harfenforum (jedenfalls nicht durch meine eigenen Einträge), dafür aber beispielsweise Facebook, Bekanntmachung im Folker über das Portal folk-lied-weltmusik.de, evtl. Folkmail-Liste, E-Mail-Aktion, Handzettel auf dem Harfentreffen …
Werbung im Harfenforum kannst du natürlich machen und solltest auch, du bist ja aktive Teilnehmerin. Handzettel auf dem Harfentreffen werden von uns nicht abgelehnt, wenn dem nicht erhebliche Bedenken entgegenstehen. Auf dem Harfensommer geht das natürlich auch!
Einzahlungsfrist:
bis zwei Wochen vor der Rücktrittsmöglichkeit bei der Dozentin (und der »Banane«), dann hast du noch ne Chance zur Erinnerung – manche Teilnehmer sind mitunter vergesslich …
Grundsätzlich:
Nicht so »demokratisch« über dies und jenes befinden lassen.
Du planst das (wegen mir mit jemand zusammen) und
du bestimmst die Parameter. Sonst fände die Veranstaltung 2015 statt, wenn du dann noch Nerven hättest.

Jedenfalls ist das meine Erfahrung aus 13 Jahren Zugehörigkeit zur Harfenszene.
LG
Jürgen